مساعد/ة اداري و مالي  

الوصف الوظيفي

اعلان توظيف مساعد/ة اداري و مالي  

دالية هي مؤسسة مجتمعية تأسست عام 2007 بجهود مجموعة من أفراد المجتمع الفلسطيني في الضفة الغربية، القدس، قطاع غزة، بالإضافة إلى الداخل المحتل عام 1948 وفلسطينيي الشتات في كافة أنحاء العالم. نتميز في دالية بالتنوع من حيث العمر، الجنس، والخلفيات الدينية والسياسة، وتوحدنا رؤيتنا –من أجل إدراك حقوقنا كفلسطينيين في التحكم بمواردنا وتحقيق تنمية مستدامة تنعم بها الأجيال القادمة. أما رسالتنا، فتتلخص في حشد واستخدام كل الموارد اللازمة وبالشكل الملائم لتمكين وخلق مجتمع مدني مستقل، مسؤول، ونابض بالحياة تسوده الشفافية والمحاسبة.  

تسعى مؤسسة دالية إلى تعيين موظف/ة بدوام كامل لوظيفة " مساعد/ة اداري و مالي" ، ممن لديه/ا الكفاءة المهنية، والشغف في فلسفة وعمل مؤسسة دالية، والتي تتمثل في حشد وإستخدام الموارد المتاحة، لتعزيز مفهوم العطاء المجتمعي، وتحقيق التنمية التي يقودها المجتمع الفلسطيني، بعيداً عن المصادر الخارجية التي تحول دون معالجة أولوياتنا كمجتمع فلسطيني.

الوصف الوظيفي:

يتطلب من هذه الوظيفة  تقديم الدعم والتنسيق على أعلى المستويات وبالتالي، فهي تشتمل على المهام والمسؤوليات التالية: المالية، الإدارة، الموارد البشرية، وتكنولوجيا المعلومات (ذات الصلة) و تقديم التقارير للمدير التنفيذي.

كما وتشمل الوظيفة المهام والمسؤوليات التالية :

  1. المحاسبة (الأمور النقدية):
  • الإشراف على صندوق النثرية وتحضير كشوفات المصاريف وطلبات التغذية.
  • تطوير الجرد السنوي لحصر ومتابعة وحساب كافة أصول المؤسسة، بما في ذلك الأصول المادية.  
  • متابعة تنفيذ المشاريع والمنح ومراجعة التقارير المالية (بما يشمل الوثائق المساندة ومعززات الصرف) المقدّمة من الشركاء والمؤسسات القاعدية الشريكة والمستفيدين.
  • متابعة عمل الصناديق المجتمعية وسياسات المنح من خلال مؤسسة دالية حسب تعليمات المدير التنفيذي.
  1. إدارة الموارد البشرية:
  • الإشراف على كافة الأمور الإدارية لعمليات التوظيف، تجهيز عقود الموظفين، والوصف الوظيفي لهم.
  • الإشراف على مراقبة سجلات الدوام، الإجازات وأذونات المغادرة، وتقديم تقارير متابعة الموارد البشرية في المؤسسة.
  • الإشراف على أي ترتيبات تخص "تأمينات الموارد البشرية" لطاقم موظفي المؤسسة.
  1. المهمات الإدارية والتنسيق:
  • ضمان تطوير وحفظ جداول ومفكرات تنظيمية سنوية.
  • إنشاء وتحديد مهام سير العمل بالإضافة الى متابعة الاستقبال التلفون و الزائرين.
  • ضمان التنسيق الفعال في دعم البرامج التنظيمية للمؤسسة. 
  • تقديم الدعم الإداري في تنظيم وتوثيق كافة النشاطات والفعاليات في مؤسسة دالية، مثل اجتماعات مجلس الإدارة والجمعية العمومية وطاقم العمل، بالإضافة الى دعم طاقم المؤسسة في عقد ورش العمل.
  • متابعة الأمور الادارية العامة بالتعاون مع المدير التنفيذي، ومتابعة المعاملات مع الجهات الخارجية (مثل الوزارات والجهات الحكومية والمؤسسات الأخرى).
  1. 4. تكنولوجيا المعلومات:
  • إدارة ومتابعة البريد الإلكتروني الرسمي للمؤسسة، والتأكد من الرد على كافة الرسائل الإلكترونية الواردة من قبل طاقم العمل المختص، والاحتفاظ بكافة السجلات.
  • التنسيق مع الموردين ومزودي الخدمات للتأكد من وجود بنية تحتيه ومعدات تكنولوجية مناسبة، والعمل على متابعة صيانتها وحمايتها، بالإضافة إلى التأكد من أن طاقم المؤسسة مدرَّب بالشكل المناسب لاستخدام كافة الأنظمة التكنولوجية واتباع الاجراءات والسياسات المناسبة في مجال تكنولوجيا المعلومات.
  • التنسيق مع الموردين ومزودي الخدمات للتأكد من تأمين وصيانة كافة الأصول المادية والمعلومات الخاصة بالمؤسسة بما يتماشى مع السياسات التنظيمية.
  • تحديث البرامج الإلكترونية او التنسيق مع الموردين ومزودي الخدمات لضمات تطوير كافة أنظمة وبرامج تكنولوجيا المعلومات، من أجل دعم الأداء الوظيفي لطاقم المؤسسة وكذلك سهولة سير العمليات فيها.
  1. 5. مهام عامة: 
  • المشاركة في المجموعات واللجان التي تشكلها مؤسسة دالية وفقا لما تقتضيه الحاجة من أجل تطور العمل فيها، و العمل علي الترتيبات اللوجستيه للاجتماعات و النشاطات الاخرى في المؤسسة.
  • تطوير وتحديث سياسات المؤسسة حسب تعليمات المدير التنفيذي.
  • الحفاظ على ملفات المؤسسة كافة والسجلات القانونية ومحاضر اجتماع الهيئة العامة ومجلس الإدارة.
  • الحفاظ على ملفات الموظفين والمتطوعين.
  • القيام بأية مهام أخرى وفقا لتوجيهات المدير التنفيذي.

Administrative and Financial Assistant Job Description

Dalia Association was established in 2007 by members of the Palestinian community from the West Bank, including Jerusalem, Gaza Strip, inside the Green Line, and the Diaspora. We are diverse in terms of age, gender, religion and politics, yet we are united by our vision -- to realize our rights as Palestinians to control our resources and sustain our own development for generations to come. Our mission is to mobilize and properly utilize resources necessary to empower a vibrant, independent and accountable civil society.

The Dalia Association is recruiting for one full time Administrative Assistant. We are seeking an energetic, creative, diligent, detail-oriented addition to our team. Dalia is a Palestinian community foundation focused on strengthening community giving (community philanthropy) and promoting community-controlled development using local resources. While Dalia is a small organization, we provide unique experiences for our staff as we strive to mobilize local resources for community-controlled grant making and community-controlled funds. In this way, we aim to shift away from politically tied aid that does not address the priorities of our community.

Description of the position

The position will support of programs, finance, and management operations.  The position requires high coordination and support. Hence tasks and responsibilities will include finance and accounting, administration, human resources, and IT related.

Reporting to the Executive Director

Tasks and Responsibilities

Accounting (Cash Custodian)

  • Custody of petty cash fund, and preparation of petty cash disbursements reports and replenishment requests.
  • Develop annual inventory to identify, track, and account for all organization assets, including physical assets.
  • Monitoring of implementation of grants and initiatives/projects with partners and stakeholders, as-well-as reviewing financial reports to ensure accuracy, completeness and reliable support documentation.
  • Maintain community funds and pass through grants per directions from ED

Human Resources

  • Oversee administrative aspects of recruitment processes, contracting of personnel, and orientation of new staff; job descriptions.
  • Oversee attendance sheets, manages leave, and submit HR reports.
  • Oversee any HR insurance arrangements for Dalia’s employees. 

Administration/coordination

  • Ensure development and maintenance of annual organizational calendar. 
  • Support management in organizing and documenting management related Dalia’s events and meetings (Board, GA, Dalia Team ..) and support staff in organizing Dalia’s workshops. 
  • Follow up on general administration issues with the Executive Director, and follow up on coordination with external parties such as (ministries, governmental bodies, partner organizations and others).

Information Technology

  • Managing Dalia official email, and ensure the relevant response to the emails from relevant staff, and keep records of which.
  • Liaise with contractors to ensure all appropriate IT equipment and infrastructure is in place, well-maintained, safeguarded, and properly functioning with minimal downtime, and that staff are properly trained on all IT-related systems, policies, and procedures
  • Liaise with contractors to ensure security of physical assets and information in line with organizational policies
  • Update programs or Liaise with contractors to ensure relevant development of IT systems and programs to support Dalia’s and staff efficient functioning and operation.

General

  • Participate in relevant teams and committees set up by Dalia Association for the advancement of the work in this area, and provide logistical and coordination support for the organization’s meetings and activities.
  • Develop and update organizational policies per directions from ED
  • Maintain organizational files and legal registrations and GA/Board meeting minutes
  • Maintain volunteer and staff files
  • Any other tasks as directed by the Executive Director

جميع الحقوق محفوظة لموقع جوبس.

متطلبات الوظيفة

المؤهلات:

  • شهادة البكالوريوس في إحدى التخصصات التالية: إدارة أعمال، الإدارة العامة، إدارة العمليات، إدارة مكاتب، إدارة الموارد البشرية أو أي تخصص ذو صلة.
  • خبرة عملية لا تقل عن عامين في إحدى المجالات ذات الصلة.
  • مهارات عالية في كتابة الرسائل الرسمية باللغة العربية. 
  • مهارات اتصال وتواصل كتابية وشفوية ممتازة، بما في ذلك القدرة على العمل بشكل فعال كجزء من فريق على مستوى عالي من التنوع.
  • مهارات حاسوب ممتازة تشمل المعرفة بكافة برامج مايكروسوفت (Excel, MS Word, Power Point )، بالإضافة الى خبرة في استخدام تطبيقات الانترنت وقواعد البيانات.
  • القدرة على العمل مع الحد الأدنى من الإشراف، تحت الضغط، الالتزام بالوقت ومواعيد التسليم النهائية، بالإضافة الى متابعة كافة تفاصيل العمل.
  • درجة عالية من الالتزام والنزاهة، والمهنية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
  • الاتصال الفعال والكتابة باللغة العربية، واللغة الإنجليزية.

Qualifications 

  • Bachelor’s Degree in Accounting, Business administration, Management, Public Administration, Operations, office management, HR or other relevant field is highly preferred 
  • Minimum 2 years relevant experience of similar past experience; 
  • Strong ability to compose letters in Arabic
  • Excellent written and oral communication skills, including ability to work well as a part of a highly diverse team;
  • Strong computer skills Excel, MS Word, Power Point, databases, internet and email applications
  • Ability to work with minimum supervision, under pressure, on time, with attention to detail
  • Strong commitment to integrity, professionalism in handling sensitive information 
  • Excellent written and verbal communication skills in the English and Arabic languages.
تفاصيل الوظيفة
المسمى الوظيفي مساعد/ة اداري و مالي  
آخر موعد للتقديم 07 - Dec - 2020
المكان رام الله والبيرة
نوع الوظيفة دوام كامل
المستوى المهني متوسط الخبرة
الراتب N/A
الدرجة العلمية البكالوريوس
الخبرة 2 Years
آلية التقديم

على من ت/يرغب بالتقديم للوظيفة ارسال السيرة الذاتية مع رسالة توضح سبب رغبة المتقدم/ة بالعمل لدى مؤسسة دالية. عبر الايميل [email protected]  مع مراعاة وضع المسمى الوظيفي في خانة الموضوع وسيتم النظر في الطلبات المستوفية لما سبق، وسنقوم بالاتصال فقط بقائمة المؤهلين للمقابلة.

الموعد النهائي لاستقبال الطلبات:07/12/2020

If you share our values and commitment, and meet the qualifications of this job, apply  by sending your CV and cover letter explaining why you want to serve at Dalia to [email protected]  Please include ‘Administrative And Financial Assistant’ in the subject of the email. We apologize that we are not able to contact applicants who do not meet the qualifications. 

Deadline for receiving applications: 07/12/2020

نصيحة من جوبس لحمايتك : عند التقدم لاية وظيفة عن طريق الانترنت، لا تقم بإعطاء معلومات بطاقة الأعتماد او أية معلومات بنكية / مالية لصاحب عمل.