مساعدة مالية وإدارية Financial & Administrative. Assistant

الوصف الوظيفي

أولاٍ: المالية

المساعدة في تحضير المطالبات المالية وسندات الصرف، ومتابعة توقيع الشيكات، ودفع الشيكات وعمل الحوالات البنكية بناء على طلب وتوجيهات المدير/ة المالي/ة.
متابعة واستكمال الملف التوثيقي للمعاملات المالية بناء على طلب المدير/ة المالي/ة.
الأرشفة للوثائق والمستندات المالية تحت إشراف المدير/ة المالي/ة.
استكمال متطلبات وتحضير طلبات الإعفاء الضريبي للمعاملات المالية ومتابعتها.
متابعة والتأكد من وصول الحوالات البنكية وأي أمور أخرى بناء على طلب المدير/ة المالي/ة.
طلب عروض أسعار للعطاءات المختلفة بناء على توجيهات المدير/ة المالي/ة، وجدولتها، والمساعدة في تقييمها وعمل تقارير بفتحها.
متابعة وتعبئة اوقات الدوام للموظفين ومتابعة الدوام والإجازات والأذونات.
متابعة احتياجات المكتب من الخدمات )صيانة، جرائد، كهرباء، ماء، أجهزة مكتب، إيميل، الخ.)، بناء على طلب المدير العام والمدير/ة المالي/ة.
الإشراف على المشتريات من قرطاسية وضيافة وما يحتاجه المكتب.
المحافظة على دفاتر سندات الصرف لصندوق النثريات وإتباع إجراءاته بالدفع بما يتوافق مع سياسة المؤسسة المالية.
مساعدة المدير/ة المالي/ة بناء على احتياجاته/ا.
الإشراف والحفاظ على كامل ممتلكات المؤسسة.

صندوق النثريات

الإشراف على صندوق النثريات بناء على الإجراءات الإدارية المتعلقة بذلك، وتوثيق كل المشتريات يومياً بدقة بما فيها سند الصرف، الفاتورة، سند القبض و/أو الهوية.
جرد الصندوق أسبوعياً وجرده شهرياً مع تجهيز تقرير شهري في نهاية الشهر لكل المدفوعات.
ممنوع الصرف من صندوق النثريات بدون موافقة المدير العام وتوقيعها على سند الصرف، أو أخذ الإذن منها شفهياً في حال عدم تواجدها بالمكتب
إعلام المدير العام عندما يصل الرصيد إلى (500) شيكل.

ثانياً:  التدريب والإنتاج

جرد دوري لاحتياجات المؤسسة من مواد انتاجية أو تدريبية مع المنسق و/أو المسؤول الفني (أقراص مدمجة، أشرطة، علب أفلام، الخ)، وإعلام المدير العام إذا ما كان هناك حاجة لتغذيتها وتحضير الطلبات بها.
مساعدة المنسق/ة و/أو المسئول الفني في متابعة المتدربات و/أو المخرجات، والطواقم، والحجوزات للتدريب والإنتاج، والأذونات للتصوير، وفي كل ما يحتاجه التدريب والإنتاج.
توثيق استعمال الأجهزة وخدمات المؤسسة الفنية الأخرى وتحضير المطالبات المالية المتعلقة بها أو أي من الخدمات الأخرى المتاحة من المؤسسة تحت إشراف المدير المالي، ومتابعة عملية الدفع.

ثالثاً:  المهام التنسيقية والإعلامية

 مساعدة منسق/ة المشاريع والمنسق/ة الإعلامي/ة في كامل النشاطات التي يتطلبها العمل من اجتماعات، متابعات، بريد، مراسلات، جداول، أرشفة، الخ.
البحث الإلكتروني اليومي عن التغطية الإعلامية لمؤسسة شاشات وأرشفة التغطية الإعلامية ورقياً والكترونياً، وتحضير الملف الإعلامي في نهاية السنة.
متابعة إرسال الإعلانات والأخبار إلى الجرائد والوكالات بناء على طلب المنسق/ة الإعلامي/ة.
تسجيل ورفد لوائح الاتصال الإلكترونية وتحديثها باستمرار.

رابعاً:  المهام الإدارية العامة

متابعة الأمور الإدارية في المكتب من اتصالات، بريد، اجتماعات، محاضر اجتماعات، الخ. وتحويل الطلبات والمعلومات للمعنيين من الموظفين.
المساعدة في كامل الأمور الإدارية التي قد يحتاجها الموظفين الآخرين أو المديرة من إجراءات سفر، مواصلات، اتصالات، اجتماعات، تنسيق، الخ.
المتابعة مع كل موردي الخدمات للمؤسسة بناء على توجيهات المدير العام.
المساهمة في تدريب موظفين جدد حول الأمور الإدارية في المؤسسة ومتابعة شؤون الموظفين.
المساعدة بناء على الحاجة في النشاطات الأخرى للمؤسسة بما تطلبه حاجة العمل والموظفين الآخرين.
الإشراف المباشر على عمل المراسلة والتأكد من تنفيذها لمهامها ونظافة المكتب.
متطلبات الوظيفة
خبرة من 3-5 سنوات في وظيفة مساعد/ة مالية وإدارية
شهادة بكالوريوس، مع معرفة جيدة جداً ببرامج & Outlook Word & Excel.
كتابة ومحادثة باللغة العربية والإنكليزية بشكل جيدً.
الدقة والجودة في العمل والمتابعة الجيدة، وإنجاز العمل حتى نهايته.
القدرة على العمل تحت الضغط.
القدرة على ادارة الوقت ووضع جداول زمنية للمهام.
الاستجابة الجيدة للإرشادات والتوجيهات وتقبلها بروح إيجابية مهنية.
الاستعداد للتعلم.
إعطاء تقارير منتظمة ودورية إلى المدير العام حول سير العمل وترتيبات المكتب.
التبليغ الفوري عن أي طارئ أو تعديل في سير العمل.
التعامل بكياسة وبشاشة واحترام مع الآخرين.
القدرة على العمل كفريق والتنسيق مع الموظفين الآخرين.
مرونة في اوقات العمل والعمل الميداني إذا تطلب ذلك.
تفاصيل الوظيفة
المسمى الوظيفي مساعدة مالية وإدارية Financial & Administrative. Assistant
آخر موعد للتقديم 05 - Apr - 2018
المكان رام الله والبيرة
نوع الوظيفة دوام كامل
المستوى المهني متوسط الخبرة
الراتب بناء على الخبرة
الدرجة العلمية البكالوريوس
الخبرة 3 Years
آلية التقديم

الرجاء إرسال سيرة ذاتية، تشمل ثلاث معرفين إلى [email protected]

آخر موعد لإستقبال الطلبات الخميس 5 نيسان.

سيتم التواصل فقط مع الذين ستجرى معهم مقابلات.

نصيحة من جوبس لحمايتك : عند التقدم لاية وظيفة عن طريق الانترنت، لا تقم بإعطاء معلومات بطاقة الأعتماد او أية معلومات بنكية / مالية لصاحب عمل.